Trang chủTin tứcÝ tưởng tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm hoàn hảo từ A đến Z cho doanh nghiệp

Ý tưởng tổ chức Tiệc Tất Niên cuối năm hoàn hảo từ A đến Z cho doanh nghiệp

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là YEAR END PARTY là một sự kiện rất quan trọng, đó là buổi để doanh nghiệp tổng kết, nhìn nhận lại một năm làm việc vừa qua và cũng là dịp vinh danh, khen thưởng những cá nhân, tập thể làm việc hiệu quả, suất sắc.

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại nhà hàng
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm tại nhà hàng

Tổ chức tiệc tất niên không chỉ là bữa tiệc tri ân của ban lãnh đạo dành cho nhân viên, động viên và khích lệ những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, giúp nhân viên trong công ty được gặp gỡ, giao lưu, tăng thêm sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

Cùng với đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, tri ân khách hàng, đối tác. Vì vậy việc tổ chức tiệc cuối năm – tiệc tất niên cần phải hết sức chú ý và gây ấn tượng tốt và trang trọng.

Trước khi sự kiện tất niên diễn ra.

– Trước khi đi vào tổ chức, bạn cần lên kế hoạch trước ít nhất 3 tuần; để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ hơn. Ở giai đoạn này, cần xác định rõ các vấn đề sau:

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

– Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế bạn cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Một số hình thức tiệc tất niên tiêu biểu như:

  • Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
  • Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
  • Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
  • Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
  • Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

  • Mang tính sự kiện
  • Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
  • Gắn liền với doanh nghiệp

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Lên danh sách số lượng người tham gia tiệc tất niên

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
  • Số lượng thư mời
  • Số lượng quà tặng
  • Số lượng bàn tiệc

Nếu không xác định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

Phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

  • Danh sách khách VIP.
  • Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
  • Danh sách khách mời dự bị.
  • Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức tất niên công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường vào thời điểm trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18h – 20h.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên
Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên

Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên:

  • Địa điểm dễ tìm, không cách xa trụ sở làm việc của doanh nghiệp
  • Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
  • Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
  • Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
  • Có bãi đổ xe rộng rãi

Xây dựng sân khấu của buổi lễ

  • Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc. Hoặc màu thương hiệu của doanh nghiệp
  • Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.
  • Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Phần văn nghệ tất niên

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

  • Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ hoặc khách mời.
  • Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
  • Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
  • Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
  • Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
  • Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.
Phần tiệc tất niên

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

  • Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
    Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
  • Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
  • Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
  • Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
  • Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
  • Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Nhân sự bao gồm:

  • Quản lý sự kiện
  • MC cho chương trình, ca sĩ, nhóm nhảy…vv
  • Lễ tân đón khách
  • Ekip hỗ trợ chạy chương trình
  • Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn
  • Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)

Thiết bị, đạo cụ gồm có:

  • Thiết bị ghi hình camera, máy quay (thông thường sẽ được tính chung với camera man)
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor)
  • Sân khấu, nhà bạt
  • Màn hình LED
  • Backdrop, bandroll, photo booth, gallery…
  • Thiết kế thiệp mời
  • Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến…
  • Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục

Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

  • Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
  • Đồ ăn thức uống
  • Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
  • Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
  • Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
  • Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
  • Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
  • Photo, camera
  • Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
  • Game, quà tặng
  • Đi lại, vận chuyển
  • Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
  • Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
  • Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
  • Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
  • Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Kết thúc tiệc tất niên

  • Chụp ảnh kỷ niệm
  • Trao quà lưu niệm
  • Tiễn khách

Trên đây là ý tưởng tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nếu quý khách đang phân vân về việc tổ chức tiệc cuối năm, liên hệ ngay với HATUBA EVENT để có ý tưởng, kịch bản và địa điểm tổ chức tiệc cuối năm hoành tráng và ấm cung dành cho doanh nghiệp.

Thông tin về chúng tôi!

– Công ty TNHH Hatuba – Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, Tp. Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa.

– Hotline: 0903 214 932

– Tổng đài: 088 956 3333

– Email: marketing@hatuba.com.vn

– Facebook:  https://www.facebook.com/Hatubaquangcao/?ref=bookmarks