Tổ chức họp lớp hội khóa sao cho trọn vẹn nhất
– Đa số người cho rằng, tổ chức họp lớp là một sự kiện nhỏ, tuy công tác tổ chức đơn giản nhưng tổ chức làm sao cho ý nghĩa và gắn kết được tất cả các thành viên lại không phải việc dễ dàng.
5 bước tổ chức họp lớp hội khóa chi tiết, ấn tượng và ý nghĩa nhất:
1- Bầu Ban Tổ Chức Họp Lớp.
– Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người được số đông bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,.. Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.
2- Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Cho Sự Kiện Họp Lớp.
– Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời điểm bạn sinh sống, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.
3- Lên Danh Sách Thành Viên Tham Gia Họp Lớp
– Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp người tổ chức event họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách. Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé.
4- Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Họp Lớp
– Thay vì họp lớp ở những nhà hàng sang trọng, có phần xa lạ, tại sao năm nay bạn không chuyển về tổ chức họp lớp ở mái trường xưa, thăm lại lớp học gắn với bao kỷ niệm? Thăm lại thầy cô, thăm lại lớp học, chỗ ngồi xưa…
– Về thời gian tổ chức họp lớp bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỉ niệm thành lập trường, thành lập khoa, hoặc vào mùa nghỉ hè của học sinh…
– Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building – gala dinner kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.
5- Xây Dựng Nội Dung Tổ Chức Chương Trình Họp Lớp
– Để có chương trình họp lớp thành công ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các hạng mục sau:
Trước một ngày khi sự kiện diễn ra:
- Bố trí thành viên đưa đón thầy cô giáo đến địa điểm tổ chức.
- Xác nhận chính xác số lượng người đến tham dự.
- Nếu thành viên nào gặp khó khăn như không có phương tiện đi lại hoặc không biết đường đi đến địa điểm tổ chức, cần có phương án xử lý và hỗ trợ kịp thời.
Chuẩn bị sân khấu họp lớp 
Trang trí công Trường 
Backdrop chụp hình check in 
Backdrop chụp hình check in
Trước giờ sự kiện diễn ra:
– Khu vực bên ngoài địa điểm:
- Treo băng rôn, standee, cờ phướn, backdrop check-in, khung hình kỷ niệm chụp ảnh lưu niệm lớp..
– Khu vực bên trong địa điểm:
- Ghế ngồi cho thầy cô giáo, khách mời, ghế ngồi cho các thành viên trong lớp, dựng sân khấu, trải thảm, backdrop sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đoạn video nhỏ về ký ức lớp xưa…
- Bạn nên nhớ để một số món quà tặng họp lớp, kỷ niệm chương họp lớp lưu niệm thầy cô, bạn bè và nhà trường để buổi họp lớp thật sự đầm ấm và có nhiều kỷ niệm.
- Xác nhận thực đơn với đơn vị tổ chức sự kiện các hạng mục chuẩn bị khác: Clip trình chiếu, bài phát biểu, quà tặng họp lớp, hoa tươi…
- Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…
- Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện
Diễn biến trong sự kiện
– Các hoạt động, nội dung trong chương trình họp lớp bao gồm:
- Tiếp đón khách: Mời thầy cô và các thành viên tiến vào bên trong khu vực tổ chức, ổn định chỗ ngồi.
- Tiết mục văn nghệ mở màn (có thể là các bài thơ, múa hát, thời trang học sinh..), là các bài hát có chủ đề gợi nhớ về thầy cô, tình bạn, lớp học, mái trường.
- MC tuyên bố khai mạc và giới thiệu đại biểu, thầy cô đến tham dự chương trình
- MC giới thiệu nội dung chương trình.
- Đại diện lớp lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức buổi họp mặt, tặng hoa và quà tặng bày tỏ lòng tri ân với thầy cô giáo.
- Tiết mục văn nghệ kết hợp với một số món quà tặng họp lớp để ca ngợi công ơn thầy cô giáo .
- MC mời thầy cô giáo phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ :
- Trình chiếu clip những hình ảnh đáng nhớ của cả lớp thời còn ngồi trên ghế nhà trường qua từng năm học.
- MC tiến hành tổ chức một vài game sân khấu nhằm tạo không khí sôi nổi, phá vỡ khoảng cách và gắn kết các thành viên.
- Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và hát hò, chụp hình lưu niệm tại sân khấu.
Kết Thúc Chương Trình Họp Lớp
- Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp
- Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau
- Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách
- Chào tạm biệt
Lưu Ý Cần Nhớ Khi Tổ Chức Họp Lớp
– Họp lớp tưởng như đơn giản mà không đơn giản chút nào, sau đây là vài lưu ý bạn cần quan tâm trước khi lên quy trình họp lớp nhé!
Chọn Lớp Họp Phù Hợp
– Như các bạn đã biết, từ bé đến lớn mỗi chúng ta đã trải qua học tập qua rất nhiều lớp. Từ lớp mầm non, cấp 1, THCS, THPT và hay cho đến lớp đại học, thậm chí là lớp học thêm, lớp học lái xe,… Chính vì thế việc chọn lớp để họp sao cho phù hợp là điều nên lưu ý.
– Khi chúng ta ở lứa tuổi quá nhỏ như mầm non, tiểu học chưa cảm nhận được nhiều tình cảm bạn bè, và những kỉ niệm cũng không còn nhớ rõ thì việc họp lớp cũng trở nên khó khăn hơn, thậm chí chúng ta còn khó nhớ hết được tất cả các thành viên học cùng lớp lúc đó.
– Lớp THCS, THPT có lẽ là sự lựa chọn thích hợp của nhiều người, vì đó là thời gian có những tình cảm, kỉ niệm trong sáng, đáng nhớ nhất của tuổi học trò, là lứa tuổi “nhất quỷ, nhì ma, thứ ba học trò” thực sự để lại nhiều dấu ấn trong lòng mỗi người. Vì thế kêu gọi họp lớp của những lớp này cũng dễ dàng và “bá đạo” hơn.
– Lớp Trung cấp, Cao đẳng, Đại Học,.. mặc dù hầu hết ở xa nhau, tuy nhiên đây cũng là lớp được nhiều người lựa chọn tổ chức họp lớp sau khi đã ổn định công việc, gia đình.
Dự Kiến Kinh Phí Tổ Chức Họp Lớp
– Khi đã tốt nghiệp không phải ai cũng có công việc, thu nhập ổn định, thuận lợi, vì vậy những người tổ chức sự kiện họp lớp cần tìm hiểu cụ thể về công việc cũng như thu nhập của mỗi thành viên, từ đó đưa ra mức kinh phí tổ chức họp lớp phù hợp.
Cân Nhắc Thời Gian Họp Lớp
– Điều này nghe có vẻ không liên quan nhưng đây là yếu tố thực sự quan trọng và quyết định đến số lượng thành viên tham gia họp lớp. Thường khi đã tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng, đại học người ta thường chọn họp lớp khoảng 5 – 10 năm 1 lần, còn chọn khoảng thời gian ngắn để gặp nhau thường là những nhóm bạn chơi thân và ở gần nhau.
Chọn Quà Lưu Niệm Cho Sự Kiện
– Đây là phần lưu giữ kỉ niệm sau mỗi lần họp lớp, vì thế bạn chỉ cần chọn những món quà đơn giản như cái áo, cái mũ, cái cốc,.. có in chữ, hình của lớp, hay những chậu xây nhỏ xinh,… là đủ rồi.
– Trên đây là mẫu kịch bản chương trình họp lớp cho một bữa tiệc gala giản đơn nhưng ý nghĩa và ấm cúng.
– Hatuba – Công ty chuyên tổ chức họp lớp – hội khóa chuyên nghiệp, uy tín tại Thanh Hóa. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi hứa hẹn đem lại cho bạn những trải nghiệm tốt nhất và khó quên nhất để có được buổi họp lớp ý nghĩa, thành công nhất, thắt chặt thêm tình bạn bền vững, tình thầy trò cao đẹp.
LIÊN HỆ:
CÔNG TY TNHH HATUBA
– Địa chỉ : Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga-Phường Đông Thọ-TP Thanh Hóa
– Tổng đài : 088.956.3333
– Hotline: 0903.214.932
– Facebook: https://www.facebook.com/congtyhatuba