Trang chủTin tức8 bước để tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công

8 bước để tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một dịp quan trọng nhằm đánh dấu một cột mốc mới trong chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chu đáo, kỹ lưỡng và lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp, để lại nhiều ấn tượng sâu sắc cho người tham dự.

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một dịp quan trọng
Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một dịp quan trọng

Hãy cùng Hatuba tìm hiểu xem quy trình tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty cần những gì.

Tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty đây là dịp để doanh nghiệp tổng kết và nhìn nhận lại quá trình hình thành và phát triển của công ty. Đồng thời đây cũng là dịp để doanh nghiệp tri ân những vị khách hàng, đối tác đã đồng hành trong suốt thời gian qua. 

Lễ kỷ niệm thành lập công ty giúp tóm tắt lại toàn bộ quá trình hoạt động và phát triển của công ty, những thành quả cùng những giải thưởng mà công ty đã giành được. Người đại diện công ty như CEO, tổng giám đốc, giám đốc… sẽ có một bài phát biểu và bày tỏ niềm tự hào, sự cảm ơn toàn thể nhân viên, đối tác, hệ thống phân phối…

Sau những chặng đường hình thành và phát triển với những nỗ lực và cống hiến không ngừng nghỉ của ban lãnh đạo và nhân viên công ty, lễ kỷ niệm thành lập công ty chính là cơ hội để cùng nhìn lại những thành tựu mà doanh nghiệp đã đạt được. Đồng thời, tiếp tục đề ra phương hướng, chiến lược cho giai đoạn tiếp theo. Đây cũng là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, là dịp để ban lãnh đạo bày sự tri ân đến các khách hàng, đối tác và tôn vinh những cống hiến của nhân viên công ty.

Vậy để tổ chức thành công lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, chúng ta nên chuẩn bị như thế nào? Tổ chức ra sao?

1. Xác định chủ đề chương trình

Chủ đề của buổi lễ là yếu tố vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp định hướng được nội dung và bố cục của chương trình ngay từ đầu. Đây cũng sẽ là yếu tố chính được duy trì xuyên suốt lễ kỷ niệm thành lập công ty

Xác định chủ đề của sự kiện
Xác định chủ đề của sự kiện

Xác định chủ đề của buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty giúp chúng ta dễ dàng lên ý tưởng tổ chức. Để lên ý tưởng của chương trình về màu sắc logo, sản phẩm công ty, hoặc ngày tháng, số năm thành lập công ty, doanh nghiệp để kết nối, sáng tạo ý tưởng để truyền tải trong xuyên suốt sự kiện

2. Xác định mục đích, mục tiêu sự kiện

Đối với bất cứ sự kiện nào, trước khi tổ chức cũng cần xác định lại mục đích và mục tiêu cơ bản để định hướng cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Thông thường ở bước này, bộ phận tổ chức sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo công ty để hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đạt được trong sự.

3. Lựa chọn địa điểm và thời gian

Thời gian dự kiến diễn ra lễ kỷ niệm thành lập công ty:

Sau khi đã lựa chọn được khung giờ, thời gian tổ chức sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty, chúng ta cần có thời gian để chuẩn bị các công tác: thiết kế sân khấu, standee,…, in ấn thư mời, sản xuất các vật phẩm trang trí phục vụ tại sự kiện, sắp xếp định vị chổ ngồi cho khách mời, nhân viên….

Việc tổ chức cần được lên thời gian thật kỹ lưỡng, chi tiết và thực hiện nghiêm túc theo kịch bản chương trình và không bị bỏ sót các hạng mục quan trọng:


– Thời gian & thời lượng đón khách
– Thời gian & thời lượng cho tiết mục opening (thời gian khai mạc diễn ra chương trình)
– Thời gian & thời lượng phát biểu của đại diện Ban Giám Đốc
– Thời gian chúc mừng sinh nhật công ty.
– Trao quà tri ân khách hàng/ tuyên dương nhân viên công ty…
– Ngoài ra, còn có & thời lượng cho các tiết mục giải trí.

Địa điểm mong muốn hoặc khu vực tổ chức dự kiến:

Lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện
Lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện

Tổ chức ngay tại công ty hoặc tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị tổ chức sự kiện…vv Việc lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là điều nên cân nhắc. Và lựa chọn menu, loại tiệc set menu, buffee, canapé…

4. Lên danh sách thiệp mời và gửi thiệp mời


Lên danh sách khách mời và lựa chọn thời điểm gửi thiệp mời đến khách tham dự là một phần nên chú trọng. Chúng ta cần lựa chọn thời gian đủ đến khách hàng có thời gian sắp xếp công việc để có thể tham dự tiệc. Đồng thời, chúng ta không nên gửi thiệp cách ngày tổ chức quá xa, dễ làm cho khách bị lãng quên.


Việc take care, gọi điện nhắc nhở tiệc vào trước ngày diễn ra 1 ngày để chúng ta chắc chắn hơn để khách không bị bỏ lỡ bữa tiệc và cũng là cách chúng ta muốn truyền tải thông điệp hiếu khách.

Đối với nhân viên công ty, chúng ta cũng không nên bỏ qua việc mời chính thức nhân viên về tham dự tiệc sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty. Việc mời này, thể hiện sự trân trọng của công ty với nhân viên và giúp nhân viên có thể chủ động sắp xếp công việc để tham dự đông đủ, đúng giờ và có các công tác hổ trợ (nếu có).

5. Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện

Tùy vào quy mô và đối tượng tham dự sự kiện, công ty có thể lựa chọn hình thức tự tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty với quy mô nhỏ và trong phạm vi nội bộ. Tuy nhiên, do tính chất và ý nghĩa quan trọng của sự kiện này, đa phần các doanh nghiệp thường phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ để tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí…). Đồng thời, đảm bảo hạn chế các rủi ro có thể xảy ra để chương trình diễn ra được thành công tốt đẹp.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện

6. Lập kế hoạch và kịch bản cho lễ kỷ niệm thành lập công ty

Bộ phận tổ chức của doanh nghiệp có thể tự mình lên kế hoạch hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để xây dựng kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Trước hết cần lên được mạch chương trình để nắm các thông tin cơ bản trong sự kiện theo các khung thời gian dự kiện. Kịch bản là một phần quan trọng trong công tác tổ chức sự kiện. Sau khi xác định được chủ đề và ý tưởng cũng như mạch chương trình, thì nhà tổ chức đã có đầy đủ chất liệu để tiến hành viết kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm. Kịch bản chương trình bao gồm kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật.

7. Quà tặng:

Quà tặng trong sự kiện
Quà tặng trong sự kiện


Thường các công ty ưu tiên lựa chọn những phần quà là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng cho khách hàng, nhân viên sau khi khách tham dự ra về.
Việc chuẩn bị quà tặng sao cho xinh xắn, gói cẩn trọng, và là món quà được nhiều người yêu thích, đúng với nhu cầu của khách là điều mà Ban Tổ Chức nên suy xét sao cho ý nghĩa.

8. Tổng duyệt chương trình lễ kỷ niệm thành lập công ty

Trước ngày diễn ra sự kiện, để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ, nhà tổ chức bắt buộc phải tổng duyệt chương trình lại lần cuối. Việc tổng duyệt giúp đơn vị tổ chức chạy lại lần lượt các phần trong sự kiện, phối hợp giữa các bộ phận từ âm thanh, ánh sáng, biểu diễn, …

Nhằm giúp các bạn hệ thống lại một lần nữa trình tự chương trình sự kiện thành lập công ty gồm các nội dung như sau:

  1. Lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty: Ngân sách, số lượng khách mời
  2. Chọn đơn vị tổ chức hoặc tự làm.
  3. Chọn thời gian, địa điểm tổ chức.
  4. Lên checklist các hạn mục cần chuẩn bị cho sự kiện.
  5. Xây dựng concept chương trình, kịch bản cho sự kiện.
  6. Sản xuất: lên kế hoạch sản xuất các marterial trong chương trình như: quay dựng clip nhà máy, nhân viên, thiết kế & sản xuất các vật phẩm quảng cáo sữ dụng tại sự kiện như: thư mời, sân khấu, quầy kê, photobooth….
  7. Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời.
  8. Chọn & chuẩn bị quà tặng, chọn menu món ăn, thức uống.
  9. Danh sách nhân viên khen thưởng, đại lý vinh danh.
  10. Danh sách nhân viên phụ trách chính sự kiện và bộ phận hậu cần
  11. Tổng duyệt chương trình/rehearsal
  12. Sự kiện diễn ra.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và truyền thông, cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết, Hatuba tin chắc rằng sẽ đem tới cho quý khách hàng những dịch vụ hàng đầu với chi phí hợp lý nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty và những dịch vụ khác, hãy liên hệ ngay với Hatuba để được nhận tư vấn và báo giá một cách nhanh chóng – uy tín – hiệu quả. 

CÔNG TY TNHH HATUBA

ĐC: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, TP. Thanh Hóa

Hotline: 0903 214 932 – 088 956 3333

Website: hatuba.com.vn

Email: hatuba.ceo@hatuba.com.vn

Fanpage: Hatuba Advertisment