Để tổ chức sự kiện thành công, không bị rập khuôn thì cần có sự chủ động sáng tạo. Tuy nhiên, không phải bất cứ sự kiện nào bạn cũng đưa ra kế hoạch tốt ngay lập tức. Do đó, Hatuba sẽ mách bạn một số bí quyết để có kế hoạch tổ chức sự kiện sáng tạo.
Đó chính là, khi làm kế hoạch hãy lần lượt trả lời các câu hỏi này bạn nhé!
Trả lời cho câu hỏi “Tại sao?”
Trước tiên hãy đặt ra câu hỏi này cho các vấn đề liên quan. Đây là câu hỏi quan trọng bởi nó quyết định đến sự thành công của sự kiện. Ban tổ chức cần trả lời được câu hỏi tại sao lại tổ chức sự kiện? Sự quan trọng cần có sự kiện? Có thể là quảng bá thương hiệu, hình ảnh, tên tuổi… hoặc giới thiệu sản phẩm mới? Từ đó đưa ra hình thức sẽ tổ chức phù hợp nhất.
Trả lời cho câu hỏi “Cái gì?”
Câu hỏi thứ hai là – những công việc đầu tiên bạn cần phải làm trong sự kiện là gì? Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo qua:
– Tên sự kiện sẽ tổ chức.
– Các thông tin chung về buổi tổ chức sự kiện, tổ chức theo hình thức như thế nào?
– Sự kiện với chủ đề gì? Phải đưa ra được ý tưởng chính của sự kiện là gì? Tone màu chủ đạo?
– Các thông tin chi tiết về khách mời tham dự: Số lượng? Đối tượng nào là khách mời chính?
– Lịch trình sự kiện chi tiết: Trong sự kiện hoạt động nào sẽ diễn ra? Giới hạn thời gian, nội dung và số lượng người tham gia?
– Ngân sách: Dự trù tổng các chi phí cho một buổi sự kiện hoàn thiện gồm: Chi phí cho nhân sự, bộ phận sản xuất.
Câu trả lời tiếp theo là “Khi nào?”
Bạn cần trả lời cho câu hỏi: Sự kiện sẽ được tổ chức vào thời gian nào? Ngày giờ địa điểm cụ thể sẽ được tổ chức. Để từ đó có phương án về khách mời, thời gian sẽ mời họ. Đồng thời, là sự chuẩn bị cho các khâu cần thiết cho sự kiện.
Bí quyết để có kế hoạch tổ chức sự kiện chủ động – Trả lời câu hỏi “Ở đâu?”
Câu hỏi thứ 4 trong 5W1H là Where. Đây là từ khóa để diễn đạt địa điểm nào sự kiện diễn ra. Địa điểm tổ chức cần thuận tiện nhất cho số đông khách mời, người tham dự.
Trả lời cho câu hỏi “Ai?”
Câu hỏi thứ 5 trong 5W1H là Who. Đây là câu hỏi gợi ý về những người tham gia sự kiện. Để xác định được yếu tố này người tổ chức cần trả lời các câu hỏi liên quan như: Ai là người đứng ra tổ chức sự kiện? Nhà tài trợ là đơn vị nào, khách mời bao gồm những đối tượng nào? Mục đích của việc tham gia sự kiện đó là gì?
Cuối cùng là trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”
Từ khóa cuối cùng của 5W1H là How. Qua từ khóa How, đơn vị đứng ra tổ chức sẽ xác định được cách tiến hành như thế nào mới là tốt nhất. Một phần có phụ thuộc vào sự kiện được tổ chức theo loại hình nào?
Hơn hết, bạn cần có một chương trình tổng thể có sự đầu tư về chi phí, nhân sự và quy trình chặt chẽ. Nếu bạn băn khoăn lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Hãy liên hệ ngay đến Hatuba. Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu tại Thanh Hóa, với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, quy trình tổ chức sáng tạo, chặt chẽ. Đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
—
Liên hệ ngay với chúng tôi – Công ty Quảng cáo uy tín tại Thanh Hóa
– Hotline: 0903.214.932
– Địa chỉ: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, TP. Thanh Hóa.
– Fanpage: https://www.facebook.com/Hatubaquangcao/