Trang chủTin tứcCác bước tổ chức sự kiện tuyệt đối không thể bỏ qua

Các bước tổ chức sự kiện tuyệt đối không thể bỏ qua

Muốn tổ chức sự kiện thành công, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Cùng tìm hiểu về các bước tổ chức sự kiện không thể bỏ qua. Để tạo nên dấu ấn quan trọng và đạt hiệu quả truyền thông tốt nhất.

một trong các bước tổ chức sự kiện
Bước 1: Luôn luôn theo sát, đảm bảo tiến độ công việc – một trong các bước tổ chức sự kiện

Với sự kiện, mỗi hạng mục sẽ có một người phụ trách khác nhau: kĩ thuật, thiết kế, hậu cần, truyền thông… Người điều phối sự kiện sẽ liên hệ với các trưởng nhóm để nắm được tiến trình công việc. Để đảm bảo tiến độ và nếu cần hỗ trợ sẽ tham gia kịp thời.

Đồng thời, lưu ý đảm bảo một số giấy phép cần thiết khi tổ chức sự kiện như:

– Giấy phép tiến hành sự kiện đối với các sự kiện quy mô như: diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao…

– Giấy phép về an toàn, vệ sinh môi trường, đảm bảo an ninh.

– Giấy phép liên quan đến việc treo băng rôn, quảng cáo.

– Nhiều sự kiện còn phải duyệt trước phần nội dung.

Bước 2: Đảm bảo check list khách mời trong sự kiện

Khách mời của sự kiện là thành phần quan trọng làm nên thành công cho chương trình. Họ có thể là đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm, là đối tác, khách hàng của doanh nghiệp…

Trước sự kiện, ban tổ chức cần rà soát đảm bảo đã gửi thiệp mời cho khách. Kiểm tra xem số lượng khách mời nhận lời tham gia để chuẩn bị công tác đón tiếp.

Bước 3: Kiểm tra lại địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức cần được thuê và khảo sát từ sớm. Các hạng mục nên lưu ý như: tình trạng giao thông, cổng chào, bàn tiếp khách, khu vực tổ chức sự kiện…

Bước 4: Đảm bảo nhân sự cho sự kiện – một trong các bước tổ chức sự kiện

Nhân sự phục vụ cho sự kiện ngoài những người làm công tác tổ chức còn có vũ công, MC, PG… Bộ phận nhân sự này được thuê từ bên ngoài. Vì vậy, ngoài việc tìm đơn vị cung cấp uy tín thì bạn cũng cần check lại thường xuyên.

Bước 5: Kiểm tra lại công tác hậu cần

Công tác hậu cần phục vụ trong mỗi sự kiện cần phải kiểm tra thường xuyên. Công việc hậu cần bao gồm: công tác đón tiếp khách mời, chuẩn bị phương tiện, thực đơn, các dịch vụ khác.

Bước 6: Rà soát lại nội dung sự kiện

Ngoài những việc kể trên thì nội dung chính sẽ diễn ra trong sự kiện cũng là điều bạn cần lưu tâm. Là người điều phối thì bạn cũng cần nắm rõ các nội dung để biết khi nào cần trình chiếu slide, âm thanh, ánh sáng.

CÔNG TY TNHH HATUBA

– Địa chỉ: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga-Phường Đông Thọ-TP Thanh Hóa

– Hotline: 0903.214.932

– Fanpage: https://www.facebook.com/Hatubaquangcao/