Trang chủTin tứcHướng dẫn lên kế hoạch tổ chức họp lớp từ A đến Z

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức họp lớp từ A đến Z

Để có một kế hoạch tổ chức họp lớp trọn vẹn cần phải có sự chuẩn bị tỉ mỉ, chi tiết. Để buổi họp lớp được diễn ra tốt đẹp và đáng nhớ nhất, Hatuba gợi ý đến bạn đọc kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết nhất ở bài viết dưới đây.

Hatuba - đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệ
Hatuba – đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệp

1.1. Bầu ban tổ chức

Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người có điều kiện về thời gian và được số đông trong lớp bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,..

Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.

1.2. Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi họp lớp

Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời gian lớp học cùng nhau, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.

Bầu ban tổ chức chuẩn bị trước kịch bản họp lớp
Bầu ban tổ chức chuẩn bị trước kịch bản họp lớp

Để chương trình họp lớp được diễn ra trơn tru và các thành viên giao lưu được nhiều nhất. Ban tổ chức cần chuẩn bị trước kịch bản buổi họp lớp. Kịch bản Hatuba sẽ gợi ý ở phần 2 của bài viết.

1.3. Lên danh sách các thành viên dự buổi họp lớp

Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp ban tổ chức họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách.

Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu khi tổ chức gặp mặt họp lớp.

1.4. Chọn thời gian và địa điểm họp lớp

Về thời gian tổ chức họp lớp bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỉ niệm thành lập trường, thành lập khoa,..

Đối với địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể thống nhất kịch bản tổ chức họp lớp tập trung tại cổng trường sau đó các thành viên sẽ di chuyển đến một nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện…  nào đó đã đặt trước để tham gia vào chương trình họp lớp. Hoặc đơn giản và ý nghĩa nhất là liên hệ nhà trường để mượn lớp học cũ tổ chức.

Lựa chọn địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức

Ngoài ra, bạn có thể chọn đến nhà giáo viên chủ nhiệm, hoặc về quê một thành viên trong lớp, nơi có không khí trong lành để tổ chức họp lớp kết hợp cùng dã ngoại. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức họp lớp này cần đảm bảo có khoảng cách phù hợp so với địa điểm tập trung ban đầu.

Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.

1.5. Dự kiến kinh phí

Khi đã tốt nghiệp không phải ai cũng có công việc, thu nhập ổn định, thuận lợi, vì vậy những người tổ chức sự kiện họp lớp cần tìm hiểu cụ thể về công việc cũng như thu nhập của mỗi thành viên, từ đó đưa ra mức kinh phí tổ chức họp lớp phù hợp.

1.6. May áo đồng phục họp lớp

Áo phông đồng phục họp lớp là một trong những vật kỉ niệm khó có thể thiếu trong dịp họp lớp. Với chi phí không quá đắt, áo phông đồng phục họp lớp vừa góp phần gắn kết tình bạn vừa là món quà kỉ niệm tặng lại các thành viên sau buổi họp.

May áo đồng phục cho tập thể
May áo đồng phục cho tập thể

Ban tổ chức dự kiến thời gian diễn ra họp lớp, liên hệ thành viên đăng kí size áo, lên ý tưởng thiết kế, slogan ý nghĩa từ đó lên kế hoạch đặt áo đồng phục phù hợp.

1.7. Lên kế hoạch tiệc họp lớp

Nếu lớp bạn định tổ chức tiệc liên hoan sau chương trình họp lớp, ban tổ chức cần lên kế hoạch về loại tiệc (mặn hay ngọt). Lên kế hoạch về chi phí,  địa điểm, đặt bàn, đặt món trước…Nếu là tiệc ngọt thì có kế hoạch mua đồ ăn, nhân sự gọt hoa quả, bày đồ ăn…

1.8. Chọn quà lưu niệm

Đây là phần lưu giữ kỉ niệm sau mỗi lần họp lớp, vì thế bạn chỉ cần chọn những món quà đơn giản như cái áo , cái mũ, cái cốc… có in chữ, hình của lớp, hay những chậu cây nhỏ xinh, khung ảnh… là đủ rồi.

1.9. Tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng

Kế hoạch họp lớp chi tiết và ấn tượng luôn nằm trong các hạng mục được Hatuba chú trọng và triển khai từ rất sớm. Thấu hiểu những ý nghĩa tuyệt vời mà buổi họp lớp mang lại, chúng tôi luôn nỗ lực để mang đến dịch vụ đa dạng – độc đáo – chất!

Hatuba - đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Hatuba – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một buổi họp lớp trọn vẹn sẽ không thể thiếu đội ngũ tổ chức sự kiện. Công việc bộn bề và khoảng cách sẽ khiến các thành viên khó có điều kiện bàn bạc với nhau. Hatuba sẽ lên ý tưởng và kế hoạch, kịch bản  từ A đến Z, bạn chỉ cần tham dự, mọi thứ để chúng tôi lo.

2.1. Chuẩn bị tổ chức chương trình họp lớp

Để có chương trình họp lớp thành công ấn tượng, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp các hạng mục sau:

  • Trang trí sân khấu tổ chức: banner, băng rôn, khẩu hiệu…
  • Kiểm tra dụng cụ, thiết bị: âm thanh, ánh sáng
  • Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…
  • Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện, quà tặng

2.2. Kịch bản tổ chức họp lớp

  • Đến trường học thăm thầy cô, ôn lại kỉ niệm cũ
  • Các thành viên và giáo viên chủ nhiệm gặp mặt, di chuyển đến địa điểm tổ chức họp lớp
  • MC hoặc thành viên lớp phát biểu lý do, gửi lời cảm ơn
  • Xem lại video hoặc hình ảnh gợi nhớ kỉ niệm của các thành viên
  • Cả lớp dùng tiệc, trò chuyện và hát hò
  • Tham gia các trò chơi vui nhộn (nếu có)

2.3. Kết thúc chương trình

  • Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp
  • Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau
  • Mời các thành viên dự tiệc họp lớp
  • Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách
  • Chào tạm biệt

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng đã đem đến cho bạn những cái nhìn cụ thể và chi tiết nhất về lĩnh vực tổ chức sự kiện và tổ chức sự kiện họp lớp đầy mới mẻ.