Trang chủTin tứcKhi nào doanh nghiệp cần tổ chức “Event” ngoài trời?

Khi nào doanh nghiệp cần tổ chức “Event” ngoài trời?

Có thể nói, tổ chức “Event” là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn đã từng tham dự countdown party của Habeco hay sự kiện ra mắt sản phẩm mới của Heineken? Bạn có từng thắc mắc tại sao các nhãn hàng lại bỏ tiền tỉ để làm làm những sự kiện “miễn phí”? Những sự kiện tầm cỡ được xây dựng như thế nào? Có những điểm gì cần lưu ý khi triển khai một sự kiện?

Sự kiện countdown party của Habeco
Sự kiện countdown party của Habeco

1. Tổ chức “Event” là một công cụ trong nhóm kênh truyền thông targeted

Các kênh truyền thông trong Marketing được chia thành ba nhóm chính: (1) Mass Marketing, (2) Mix Marketing, (3) Targeted Marketing. Event là một công cụ nằm trong nhóm thứ 3 – Targeted Marketing.

Khác với hai nhóm đầu – chỉ giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu, nhóm Targeted Marketing mang tính hành động hơn, cụ thể là giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bán hàng, tăng lượng khách hàng, khuyến khích dùng thử sản phẩm, tăng tính trung thành của khách hàng.

Nhóm Targeted Marketing mang tính hành động
Nhóm Targeted Marketing mang tính hành động

Bên cạnh các công cụ khác trong nhóm như tin nhắn, email, tặng sản phẩm mẫu, Marketing tại điểm bán,… thì Event (sự kiện) được coi là “công cụ vàng” được nhiều nhãn hàng tận dụng.

Event là những hoạt động Marketing được tổ chức có bài bản nhằm giáo dục cộng đồng, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế sản phẩm. Nhãn hàng có thể sử dụng công cụ này qua việc tự tổ chức, hỗ trợ tổ chức hoặc tài trợ cho sự kiện.

2. Tổ chức “Event” như thế nào?

a. Mục đích làm event

Mỗi sự kiện được tổ chức không chỉ tốn về “trí” mà còn tốn về “lực”, cả về sức người và sức của. Vậy nên sự kiện phải bắt nguồn từ một mục đích rõ ràng để thuận tiện cho khâu thiết kế, khâu triển khai và khâu đánh giá.

Heineken mang đến trải nghiệm đỉnh cao qua sự kiện Heineken Countdown
Heineken mang đến trải nghiệm đỉnh cao qua sự kiện Heineken Countdown

Nhìn chung, có ba mục đích chính khi doanh nghiệp xây dựng một event: (1) Tăng nhận diện thương hiệu, (2) Tăng doanh số, (3) Tăng mức độ gắn kết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần thực hiện 1 trong 3 điều này, thì Event chắc chắn là công cụ nên được chọn.

  • Tăng nhận diện thương hiệu

Ngày còn đi học, bạn còn nhớ những ly sữa Milo nóng hổi được phát miễn phí tại sân trường không? Chương trình phát sữa của Milo tại nhiều trường học ngày ấy đã khiến màu xanh thương hiệu in đậm trong tâm trí học sinh và phụ huynh, góp phần giúp Milo trở thành thức uống lúa mạch được yêu thích sau này.

20.000 người tham dự sự kiện "Milo- Ngày hội đi bộ"
20.000 người tham dự sự kiện “Milo- Ngày hội đi bộ”
  • Tăng doanh số

Thay vì thuyết phục người mua trực tuyến qua các kênh online, nhờ event, nhãn hàng có thể tương tác trực tiếp với khách hàng, nhờ đó mà khả năng “chốt sale” được đẩy mạnh hơn. Trong những sự kiện khách hàng có thể dùng thử sản phẩm, khách hàng sẽ dễ thực hiện quyết định mua hàng ngoài kế hoạch hơn so với việc đọc quảng cáo trên các kênh khác. Các buổi workshop, học thử của các trung tâm Tiếng Anh là ví dụ điển hình cho mục đích này.

  • Tăng mức độ gắn kết

Khi được tương tác trực tiếp với nhãn hàng, khách hàng không chỉ tăng độ nhận diện về nhãn hàng và mức độ gắn kết cũng được củng cố hơn. Một ví dụ quen thuộc về việc gắn kết nhãn hàng và khách hàng là chuỗi sự kiện countdown party của Habeco – “Vị bia làm nên sắc tết”. Bằng việc tổ chức sự kiện đánh vào sự quan tâm của công chúng, Habeco đã thành công gắn thương hiệu của mình với hình ảnh năm mới.

Đại tiệc âm nhạc Chào năm mới 2020 - Vị bia làm nên sắc tết cùng HABECO
Đại tiệc âm nhạc Chào năm mới 2020 – Vị bia làm nên sắc tết cùng HABECO

b. Các bước xây dựng event

Để xây dựng một event, người tổ chức cần đi qua ba bước chính:

  • Xác định mục tiêu

Bên cạnh bước cơ bản nhất là xác định mục tiêu của sự kiện, người tổ chức cũng cần xác định được loại hình sự kiện cũng như đối tượng hướng tới của sự kiện là ai. Bước đầu tiên này được coi là xương sống của sự kiện để phát triển các phần tiếp theo.

Xác định mục tiêu event
Xác định mục tiêu tổ chức event

Ví dụ một cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức sự kiện trung thu sẽ cần xác định: (1) mục tiêu là tăng độ nhận diện thương hiệu, (2) loại hình là chương trình văn nghệ, (3) đối tượng hướng tới là trẻ em và phụ huynh trong khu vực.

  • Lên chủ đề cho sự kiện

Sau khi có các gạch đầu dòng chính, người tổ chức cần đi sâu hơn bằng cách làm rõ thông điệp của sự kiện, thông điệp nhãn hàng gửi gắm qua sự kiện, cách truyền đạt thông điệp ấy như thế nào và sự kiện của mình có điểm gì nổi bật.

Ví dụ chương trình trung thu của cửa hàng đồ chơi có thể được tổ chức dưới dạng cuộc thi văn nghệ của các bé thay vì chỉ múa lân như thông thường.

  • Lập chương trình và kế hoạch chi tiết

Sau khi có dàn ý, người tổ chức cần thêm các chi tiết khác để có một bản kế hoạch chương trình hoàn chỉnh. Bản kế hoạch cần ghi rõ các đầu việc cần hoàn thành, các mốc thời gian để hoàn thành những việc ấy, người phụ trách của mỗi việc cũng như kế hoạch dự phòng,… Cửa hàng đồ chơi muốn tổ chức chương trình trung thu thành công cần có một đội ngũ thiết kế chương trình và đảm bảo chương trình được thực hiện đúng theo kế hoạch.

c. Các điểm cần lưu ý

Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần lưu ý một vài điểm như sau:

  • Trải nghiệm

Mục đích chính của event là làm tăng trải nghiệm của người tham dự nên điểm ưu tiên hàng đầu của tổ chức event là để ý đến trải nghiệm của khán giả, khách mời, khách mời VIP.

Một sự kiện dù có được tổ chức hoành tráng, công phu mà không đem đến được cho khách hàng những trải nghiệm tốt thì cũng không phải một sự kiện thành công. Ví dụ trong một buổi ra mắt sản phẩm, nhãn hàng quá tập trung nói về tính ưu việt trong khâu sản xuất mà quên mất làm rõ lợi ích sản phẩm mang đến cho khán giả là gì.

Tổ chức event hoành tráng, công phu
Tổ chức event hoành tráng, công phu
  • Các kế hoạch

Nếu ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì các kế hoạch chính là bộ khung khiến cho sự kiện được thành hình. Một vài kế hoạch người tổ chức cần phải có là timeline chi tiết, kế hoạch sân khấu, kế hoạch nhân sự (Ai? Làm gì? Ở đâu? Khi nào? Ai kiểm tra?), kế hoạch bảo quản hàng hóa, kế hoạch an ninh, an toàn, kế hoạch hậu cần,…

Bên cạnh những lưu ý then chốt trong việc tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần để ý một số chi tiết như branding đã đúng, đủ, bao phủ ở các vị trí quan trọng? Thật thiếu sót nếu như tổ chức sự kiện PR cho một nhãn hàng mà tên, logo của nhãn hàng lại bị che khuất. Bên cạnh đó người tổ chức cũng cần để ý đến thời gian tiền trạm cũng như kế hoạch truyền thông trước sự kiện nhằm tăng tính hiệu quả cho ngày sự kiện diễn ra.

Trong bài viết vừa rồi, Hatuba vừa cùng bạn nhìn nhận tổng quan về Event Marketing, vị trí, mục tiêu, các bước thực hiện cũng như một số lưu ý khi sử dụng. Hy vọng những kiến thức này có thể giúp bạn tổ chức event tại doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Liên hệ:

  • Công ty TNHH Hatuba
  • Địa chỉ: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, TP. Thanh Hóa
  • Hotline: 0903 214 932
  • Tổng đài CSKH: 088 956 3333
  • Fanpage: Hatuba Advertisment