– Để một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp đó là sự hợp tác và phối hợp ăn ý giữa đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp. Vì vậy bạn cũng rất lưu ý khi đại diện cho doanh nghiệp lựa chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện. Dưới đây 1 số kinh nghiệm bạn có thể tham khảo.
Mức giá là sự ưu tiên hàng đầu
– Tùy thuộc vào nguồn ngân sách của doanh nghiệp mà bạn có thể quyết định lựa chọn công ty tổ sức sự kiện như thế nào. Hãy tham khảo trước những mức giá trên thị trường để có sự so sánh cho riêng mình. Thông thường thì bạn nên yêu cầu họ đưa ra một bảng báo giá với các hạng mục càng cụ thể và chi tiết càng tốt. Ngoài ra, cũng nên đặc biệt quan tâm đến việc sử dụng dịch vụ trọn gói nếu thấy mức giá đề nghị phù hợp với nội tại doanh nghiệp mình. Bởi những gói dịch vụ này sẽ tiết kiệm và có mức giá rẻ hơn rất nhiều, giúp bạn quản lý tốt hơn về mặt chi phí phát sinh không mong muốn.
Những sự kiện mà bên tổ chức sự kiện đã thành công trước đó
– Đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu mọi thông tin và xem xét thật kỹ về độ an toàn, chất lượng, kinh nghiệm tổ chức sự kiện và những thành công mà các công ty này đang sở hữu. Rất đơn giản, bạn có thể truy cập đến website hoặc tham khảo những đánh giá từ bạn bè và các doanh nghiệp khác để biết được quy mô và sự hài lòng của khách hàng đối với các công ty sự kiện này.
– Bên cạnh đó, bạn cũng cần quan tâm đến việc các công ty này đã từng có kinh nghiệm tổ chức qua các sự kiện tương tự đối với lĩnh vực và loại hình mà doanh nghiệp bạn đang có ý định triển khai hay chưa. Thực tế cho thấy, có rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi chỉ lựa chọn dựa vào cảm quan bên ngoài mà quên rằng các công ty này chưa hề tổ chức một sự kiện giống như thế. Điều này mang lại khá nhiều rủi ro và chi phí phát sinh cho doanh nghiệp của bạn.
Người quản lý dự sẽ triển khai sự kiện cho bên bạn
– Thông thường khi đến gặp các công ty tổ chức sự kiện, bạn sẽ được tiếp xúc với người quản lý trực tiếp của dự án đó. Hãy chú ý xem xét tuổi đời, tuổi nghề, kinh nghiệm làm việc, tính cách, giao tiếp,… để thấy được rằng họ có chuyên nghiệp và đáng tin cậy hay không. Bởi vì khi hoạt động trong lĩnh vực event thì công ty luôn cần phải đầu tư và có được những “tài năng” quản lý dự án thật sự nổi bật để giúp khách hàng thống nhất được những ý tưởng độc đáo cho sự kiện đó.
Trang thiết bị và cơ sở vất chất của công ty tổ chức sự kiện
– Những công ty sự kiện lớn thường sẽ sở hữu những trang thiết bị cần thiết mà không cần phải thuê dịch vụ bên ngoài. Họ luôn có sự chuẩn bị chu đáo và chỉnh chu nhất về tất cả các khâu của sự kiện từ địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh, ánh sáng, vật dụng hay cả đội ngũ PG PB. Bên cạnh đó, các công ty này cũng cho thấy được khả năng xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra một cách nhanh gọn và an toàn nhất để không ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra. Chính những yếu tố này sẽ giúp sự kiện của bạn diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất.
Ý tưởng sáng tạo và tính khả thi
– Trong suốt quá trình thảo luận giữa các bên sẽ có rất nhiều ý tưởng sự kiện được đưa ra. Hầu hết chúng đều phản ánh được khả năng sáng tạo, năng lực và tiềm năng của các công ty này. Nhưng bạn cần phải thật tỉnh táo để lựa chọn ý tưởng, thông điệp, cách thức truyền thông sao cho khả thi và thực tế nhất. Đừng nên chọn những ý tưởng quá bay bổng, độc đáo quá mức vì sẽ chứa đựng rất nhiều rủi ro và nguy hiểm cho thương hiệu của bạn. Đôi khi một ý tưởng an toàn nhưng được thực hiện một cách bài bản, khoa học vẫn mang lại những hiệu quả và hiệu ứng cực kỳ tốt.
– Hãy là một doanh nghiệp thông minh khi có được sự lựa chọn đúng đắn dành cho các công ty tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng. Chính điều này sẽ mang lại cho bạn một sự kiện diễn ra thật hoàn hảo và thành công tốt đẹp.
Tổ chức sự kiện Thanh Hóa – Hatuba