Trang chủTin tứcTin tức chuyên ngànhQuy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hatuba

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hatuba

Để một sự kiện được diễn ra thành công, đạt được mục đích ý nghĩa. Hatuba luôn áp dụng theo một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Mang lại hiệu quả, giá trị cho khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hatuba
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hatuba

Quy trình tổ chức sự kiện tại Hatuba:

Nghiên cứu tổng thể sự kiện

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn phải nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cơ. Bất kỳ sự kiện nào khác, bạn đều cần tìm hiểu thật kỹ những nội dung sau:

  • Tìm hiểu về sứ mệnh doanh nghiệp,
  • Chủ đề, mục tiêu của sự kiện
  • Đối tượng khách mời tham dự và số lượng cụ thể.
  • Thời gian tổ chức.
  • Địa điểm dự kiến diễn ra.
  • Ngân sách dự kiến.
  • Sự khác biệt, nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp so với các đơn vị khác.

Sáng tạo ý tưởng

Khi nắm rõ các yêu cầu cơ bản, Hatuba sẽ bắt đầu suy nghĩ về ý tưởng chương trình. Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ… Và phải thật sáng tạo, độc đáo để gây ấn tượng với khách tham dự.

Thiết kế sự kiện – Một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện

Thiết kế sự kiện chính là cụ thể hóa ý tưởng, với các vấn đề cần được thực hiện đảm bảo yếu tố:

  • Địa điểm tổ chức
  • Thời gian tổ chức
  • Xác định chủ đề (concept) chương trình
  • Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)
  • Thiết kế hình ảnh chương trình

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch là việc cụ thể hóa quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất. Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:

  • Nhân lực sự kiện.
  • Thiết bị sự kiện.
  • Phương thức vận chuyển.
  • Ngân sách dự kiến.
  • Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.

Và một điều vô cùng quan trọng, đó là luôn luôn có “phương án B” cho một số hạng mục.

Bắt đầu thực hiện kế hoạch

Trước hết là khâu chuẩn bị, bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện. Quá trình này gồm các hoạt động như thuê MC, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee… Tại Hatuba, các hạng mục này được chúng tôi đều cung cấp đầy đủ. Đồng thời với việc triển khai sự kiện sẽ kết hợp để đơn vị bạn có sự quản lý thống nhất các hạng mục và trao đổi quản lý.

Tiến hành dàn dựng, triển khai, kiểm soát sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị chu đáo. Bạn nên có sẵn một checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện.

Khi sự kiện diễn ra cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự. Đồng thời, kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện.

Sau sự kiện kết thúc

Sau khi kết thúc sự kiện, trang thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho. Tại địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là doanh nghiệp và Hatuba sẽ ngồi lại đánh giá sự thành công của sự kiện. Rút ra những kinh nghiệm cần thiết và thanh lý hợp đồng.

Trên đây là những khâu quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện tại Hatuba. Để có cơ hội hiểu rõ và đồng hành cùng nhau. Hatuba luôn sẵn sàng được hỗ trợ, kết hợp làm việc cùng sự kiện của đơn vị bạn.

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ tại:

– Hotline: 0903.214.932

– Địa chỉ: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, TP. Thanh Hóa.

– Fanpage: https://www.facebook.com/Hatubaquangcao/