Trong thời gian gần đây, tổ chức sự kiện ngoài trời cho các doanh nghiệp đang phát triển chóng mặt, nhằm giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện có khá nhiều khó khăn hơn so với việc tổ chức sự kiện trong nhà. Vậy tổ chức sự kiện ngoài trời cần chú ý những gì? để có một sự kiện thành công tốt đẹp.
Yếu tố thời tiết
Đây là yếu tố phức tạp nhất mà không một đơn vị tổ chức sự kiện nào có thể lường trước được. Thời tiết thay đổi thất thường. Khi tổ chức sự kiện, các bạn cần cực kỳ lưu ý, quan sát theo dõi dự báo thời tiết tại thời điểm và địa điểm diễn ra sự kiện. Một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải biết lường trước mọi tình huống xảy ra và có những phương án dự phòng khi cần thiết. Bạn cần chuẩn bị những dụng cụ che nắng, mưa, chắn cát bụi phòng khi có gió lớn. Mặt khác, bên dịch vụ cần tìm phương án để các phương án dự phòng này không làm tăng thêm chi phí tổ chức của sự kiện nếu không cần sử dụng đến.
Kiểm soát khách mời, đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện
Đối với những sự kiện quan trọng được tổ chức ngoài trời, việc kiểm soát khách mời là không thể thiếu. Công đoạn này kiểm soát không tốt có thể dẫn đến tình trạng mất an ninh trong buổi tổ. Việc tổ chức ngoài trời, việc kiểm soát này lại càng trở nên khó khăn hơn. Bởi vì, một sự kiện tổ chức ngoài trời có rất nhiều lỗ hổng, kẽ hở để cho những vị “khách không mời mà tới” tận dụng để trà trộn vào bên trong.
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.
Ăn uống trong sự kiện
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch hoặc resort cao nào đó, vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách.
Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời, thì bạn phải lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.
Bãi giữ xe cho sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm đó là nhà tổ chức phải tự lo bãi để xe cho khách, không giống như tổ chức sự kiện tại khách sạn có sẵn bãi để xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Vấn đề giữ xe trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Tuy nhiên điều này hoàn toàn có thể tính toán được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số lượng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện để tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức, việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi.
Với các sự kiện nhỏ, khách mời thân thiết, có thể thông cảm được cho những sai sót thì bạn có thể tự tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên với các sự kiện lớn được tổ chức lớn thì một lời khuyên đến bạn là hãy tìm một công ty tổ chức sự kiện thật uy tín.
Tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp tại Thanh Hóa – Hatuba Event là sự lựa chọn hàng đầu với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện cùng đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình, năng động.
Liên hệ:
- Công ty TNHH Hatuba Thanh Hóa
- Địa chỉ: Lô CC3-5 KCN Tây Bắc Ga, P. Đông Thọ, TP. Thanh Hóa
- Hotline: 0903 214 932
- Tổng đài: 088 956 3333